横浜ＹＭＣＡの働きやすい職場作りのご紹介第3弾の今回は「川崎ＹＭＣＡ」です。
川崎ＹＭＣＡは川崎市多摩区にあり、生涯学習部と国際ビジネス専門学校の部門があります。日々、専門学校のスタッフが授業を行ったり、生涯学習部のスタッフが水泳や体操などのクラスを行っています。朝の開館と同時に、様々な業務がスタートします。
毎日の各スタッフの働きを見える化し、円滑に業務ができるように「業務日報」というものを毎月作成し、活用しています。今回はその「業務日報」のご紹介をいたします。
業務日報は、毎月末に来月の分を作成し、スタッフでスケジュールのシェアをします。ドライブで作成することにより、追加や訂正などを各々で入力することができ、随時変更などを確認できるようにしています。毎朝、早番スタッフがその日の日報をプリントアウトし、
①受付 ②キーカウンター ③事務所にセットし、それぞれのエリアの人がその日の全体の流れを確認します。何か伝達事項などが起きた場合、日報をもとに連絡を取り合い、確認することができます。
どのような仕事もそうですが、いつ・誰が・どこで・何を、しているのかを明確にすることによって、より互いの仕事がスムーズに進めることができるかと思います。
皆さんの職場でも、一人一人の業務の流れを見える化することによって少しでも円滑に業務をすすめることができるヒントになればと思います。
(ワークライフバランス推進委員)